Bismillahirrahmaanirahiim.
Segala puji dan Syukur Al-Hamdulillah kehadhirat Allah SWT
yang telah memberikan taufiq dan hidayah-Nya, dan melimpahkan nikmat dan
karunianya, khususnya kepada penulis sehingga dengan inayah dan hidayahnya penulis
bisa menyelesaikan Makalah ini dengan judul Pemanfaatan Sistem Informasi Database Dalam Perusahaan Kecil,
pada mata kuliah Sistem Informasi Manajemen. Dengan demikian saya sangat
berterima kasih sekali kepada dosen yang telah memberikan bimbingan dan
pencerahan ilmu dalam mata kuliah tersebut dan kepada teman-teman yang telah
membantu dalam menyelesaikan Makalah ini yang penuh ceria, sebagai teman
diskusi, berinteraksi pemikiran, semoga persahabatan keilmuan di antara kita
selalu abadi.
Di dalam Makalah ini saya sudah berusaha memaparkan dalam
bentuk yang sangat sederhana, ringkas dan sistematis serta mudah dipahami,
namun demikian tentu tidak terlepas dari kesalahan dan kekurangan. Untuk itu
saya berharap kritik dan saran untuk kesempurnaan Makalah ini.
Demikianlah yang bisa saya sampaikan, atas partisipasinya
saya ucapkan terima kasih.
Sigli, 5 november
2013
Penulis
Pesatnya perkembangan peradaban manusia sekarang ini, seiring
dengan penemuan dan pengembangan ilmu pengetahuan dalam bidang informasi dan
komunikasi yang mampu menciptakan alat-alat yang mendukung perkembangan
Teknologi informasi, mulai dari sistem komunikasi sampai dengan alat komunikasi
yang searah maupun dua arah (interaktif). Perkembangan cara penyampaian
informasi yang dikenal dengan istilah Teknologi informasi atau Information
Technology (IT) bisa dikatakan telah merasuki ke segala bidang dan ke berbagai
lapisan masyarakat dalam kehidupan, karena dengan dukungannya membuat
organisasi/instansi dan individu/perseorangan dalam kancah dunia bisnis merasa
memiliki keunggulan kompetitif (daya saing) luar biasa khususnya dalam
mengaudit sistem informasi akuntansi yang berbasis pada komputerisasi guna
membantu meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses
pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen dalam mengembangkan
sistem yang ada maupun dalam menyusun suatu sistem yang baru menggantikan
sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada
serta untuk perencanaan dan pengendalian operasi perusahaan sehingga senantiasa
memiliki sinergi untuk eksis dalam dunia bisnis.
Peranan Teknologi Informasi dalam bisnis telah mengubah
secara radikal tipe pekerjaan, pekerja, organisasi bahkan sistem manajemen
dalam mengelola sebuah organisasi. Semula pekerjaan banyak yang mengandalkan
otot ke pekerjaan yang mengandalkan otak. Tipe pekerjaan menjadi dominan bisa
memiliki peranan penting menggantikan peran manusia secara otomatis terhadap
suatu siklus sistem mulai dari input, proses dan output di dalam melaksanakan
aktivitas serta telah menjadi fasilitator utama bagi kegiatan-kegiatan bisnis
yang memberikan andil besar terhadap perubahan-perubahan yang mendasar pada
infrastruktur, operasi dan manajemen organisasi juga kebutuhan untuk
mempertahankan dan meningkatkan posisi kompetitif, mengurangi biaya serta
meningkatkan fleksibilitas, sehingga tidak heran bila perusahaan berani
melakukan investasi yang sangat tinggi di bidang teknologi informasi tersebut,
walaupun akhirnya harus berimbas juga pada permasalahan akuntansi dan proses
penyajian laporan keuangan menjadi semakin kompleks.
Peningkatan kesalahan semakin tingginya dalam penyajian
laporan keuangan yang hal ini menyulitkan para users laporan keuangan dalam
mengevaluasi kualitas laporan keuangan, dimana mereka harus mengandalkan
laporan auditor independen atas laporan keuangan yang diaudit untuk memastikan
kualitas laporan keuangan yang bersangkutan. Namun, pada kondisi di lapangan
tidak banyak para auditor yang bisa memanfaatkan akses dari peranan teknologi
informasi dalam mengaudit sistem informasi yang berbasis pada komputerisasi
akuntansi baik pada saat input, proses sampai dengan output mengingat brainware
dibidang auditor yang mengenal teknologi informasi masih relatif sedikit karena
walaupun teknologi informasi sudah generalisasi dalam dunia bisnis namun
tidaklah banyak yang sesuai dapat menjawab standar keilmuan misalnya dalam
memenuhi kebutuhan audit sistem informasi komputerisasi akuntansi dimana
peluang ini masih jarang dijama para brainware dalam mengaplikasikan
kemampuannya yang benarbenar memahami ilmu ekonomi dan akuntansi yang juga
diberikan keahlian dalam bidang pemrograman komputer sehingga walaupun ada
harga software program aplikasi yang digunakan untuk mengaudit tersebut masih
relatif tinggi.
Dalam hal ini, penulis akan membahas pokok-pokok penting
terkait dengan bagaimana definisi, konsep, komponen-komponen, maupun fungsi
dalam operasional Database serta pemanfaatannya dalam perusahaan kecil.
Banyak sekali definisi tentang database yang diberikan oleh
para pakar dibidang ini. Database terdiri dari dua penggalan suku kata yaitu
Data dan Base yang artinya berbasis pada data, tetapi secara konseptual
database diartikan sebuah koleksi atau kumpulan data yang saling berhubungan
(relation), disusun menurut aturan tertentu secara logis, sehingga menghasilkan
informasi dan sebuah informasi yang berdiri sendiri tidaklah dikatakan
database.
Menurut Gordon C. Everest , Database adalah koleksi atau
kumpulan data yang mekanis, terbagi/shared, terdefinisi secara formal dan
dikontrol terpusat pada organisasi.
Menurut C.J. Date, Database adalah koleksi “data
operasional” yang tersimpan dan dipakai oleh sistem aplikasi dari suatu
organisasi.
-
Data input adalah data yang masuk dari luar sistem
-
Data output adalah data yang dihasilkan sistem
-
Data operasional adalah data yang tersimpan pada sistem
Menurut Toni Fabbri, Database adalah sebuah sistem file-file
yang terintegrasi yang mempunyai minimal primary key untuk pengulangan data.
Menurut S. Attre, Database adalah koleksi data-data yang
saling berhubungan mengenai suatu organisasi / enterprise dengan macam-macam
pemakaiannya.
Sedangkan
sumber-sumber lain menjelaskan bahwa:
Database adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam
komputer secara sistematik sehingga menggunakan suatu programkomputer untuk
memperoleh informasi dari basis data tersebut.
Database adalah representasi kumpulan fakta yang saling
berhubungan disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan
(redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
Database merupakan sekumpulan informasi yang saling
berkaitan pada suatu subjek tertentu pada tujuan tertentu pula.
Database adalah susunan record data operasional lengkap dari
suatu organisasi atau perusahaan, yang diorganisir dan disimpan secara
terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu dalam komputer sehingga mampu
memenuhi informasi yang optimal yang dibutuhkan oleh para pengguna.
Konsep dasar database adalah kumpulan dari catatan, atau
potongan dari pengetahuan. Sebuah database memiliki penjelasan terstruktur dari
jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Ada
banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur database: ini
dikenal sebagai database model atau model data. Model yang umum digunakan
sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah yaitu mewakili semua
informasi dalam bentuk tabel yang saling berhubungan dimana setiap tabel
terdiri dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi
matematika). Dalam model ini, hubungan antar tabel diwakili dengan menggunakan
nilai yang sama antar tabel.
1. Perangkat keras
DBMS dan program aplikasi memerlukan
perangkat keras untuk menjalankannya. Perangkat keras terdiri dari komputer
pribadi, sampai ke mainframe, atau suatu jaringan komputer.
2. Perangkat lunak
Komponen Perangkat lunak terdiri
dari perangkat lunak DBMS dan program aplikasi, bersama-sama dengan sistem
operasi, mencakup perangkat lunak jaringan jika DBMS digunakan pada suatu
jaringan.
3. Data
Bagi user komponen paling utama DBMS
adalah adalah data. Data bertindak sebagai suatu jembatan antara komponen mesin
dan komponen manusia. Database berisi kedua-duanya : data yang operasional dan
meta-data.
4. Prosedur
Prosedur memuat aturan-aturan untuk
mendisain dan penggunaan database. Para pemakai sistem database memerlukan
dokumentasi prosedur yang berisi cara menggunakan atau menjalankan sistem itu.
5. Personil
Komponen terakhir adalah personil
yang terlibat didalam sistem
Database dapat dibuat dan diolah dengan menggunakan suatu
program komputer, yaitu yang biasa disebut dengan software (perangkat
lunak).Software yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query)
database disebut Database Management System (DBMS) atau jika diterjemahkan
kedalam bahasa indonesia berarti “Sistem Manajemen Basis Data”.
DBMS terdiri dari dua komponen, yaitu Relational Database
Management System (RDBMS) dan Overview of Database Management System (ODBMS).
RDBMS meliputi Interface Drivers, SQL Engine, Transaction Engine, Relational
Engine, dan Storage Engine. Sedangkan ODBMS meliputi Language Drivers,Query
Engine, Transaction Engine, dan Storage Engine.
Sedangkan level dari softwarenya sendiri, terdapat dua level
software yang memungkinkan untuk membuat sebuah database antara lain: High
Level Software dan Low Level Software.
Yang termasuk di dalam High Level Software, antara lain
Microsoft SQL Server, Oracle, Sybase, Interbase, XBase, Firebird, MySQL,
PostgreSQL, Microsoft Access, dBase III, Paradox, FoxPro, Visual FoxPro, Arago,
Force, Recital, dbFast, dbXL,Quicksilver, Clipper, FlagShip, Harbour, Visual
dBase, dan Lotus Smart Suite Approach. Sedangkan yang termasuk di dalam Low
Level Software antara lainBtrieve dan Tsunami Record Manager.
Saat ini tiap organisasi/perusahaan baik itu skala kecil,
menengah maupun besar sudah menggunakan sistem informasi untuk membantu
kegiatan operasionalnya. Bagi perusahaan skala menengah dan besar, mereka
biasanya sudah menggunakan aplikasi berbasis pada database sehingga mempermudah
dalam pencarian dan pemanfaatan informasi yang dipunyai. Dengan dukungan dana
dan divisi Teknologi Informasi yang ada, perusahaan tersebut tidak sulit dalam
mengembangkan sistem informasi tersebut. Sekarang bagaimana dengan perusahaan skala
kecil dalam membangun database seperti itu?
Database adalah kumpulan informasi yang dapat diatur dan
diakses berdasarkan struktur logik dari informasi tersebut. Dengan kata lain,
berbeda dalam pencarian informasi di atas aplikasi spreadsheet dimana kita
harus tahu nama file, nama sheet kemudian di kolom dan baris keberapa, baru
kita bisa temukan informasi tersebut. Dengan menggunakan DBMS (Database
Management System), pencarian informasi akan dapat dilakukan dengan mudah.
Database Management System adalah aplikasi yang digunakan untuk membuat
organisasi logik dari database dan bagaimana cara mengaksesnya.
Mengapa dibutuhkan pengelolaan data? Perusahaan harus bisa
memantau apa yang terjadi pada kegiatan operasional sehingga bisa mengambil
langkah yang cepat dan tepat jika terjadi masalah. Misal penjualan yang cepat
harus diikuti manajemen inventori yang cepat pula. Bagian keuangan juga dengan
cepat bisa menghitung rugi dan laba untuk membantu manajemen dalam menentukan
apakah perlu menambah produksi, membeli bahan mentah dan lain sebagainya.
Langkah pertama dari perusahaan kecil dalam membuat database adalah membuat
standarisasi pada seluruh data-data yang ada. Standar tadi meliputi Identifier,
Naming, Definition, Integrity Rule, dan Usage Right. Kemudian menentukan jenis
aplikasi DBMS apa yang sesuai untuk dipakai dalam membantu penyusunan dan
pemanfaatan data-data tersebut.
Aplikasi DBMS populer yang tersedia antara lain adalah
Microsoft Access atau aplikasi kategori Open Source seperti OpenOffice Base yang
bisa secara didapat gratis. Aplikasi-aplikasi tersebut digunakan kebanyakan
oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil
bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para
programmer untuk membuat sebuah sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan
dan manipulasi data. Setelah database selesai dibuat, perusahaan skala kecil
bisa menggunakan aplikasi tersebut untuk mendukung kegiatan operasional.
Kegiatan tersebut disebut Online Transaction Processing (OLTP) yang meliputi
pengumpulan info, pemrosesan info, memperbaharui info. Database yang mendukung
OLTP disebut Database Operasional (Operational Database).
Setelah memanfaatkan aplikasi DBMS, langkah berikut adalah
mengelola informasi. Hal ini bukan suatu pekerjaan yang mudah, meliputi siapa
yang bisa melihat dan menggunakan, bagaimana mem-backup, berapa lama harus
disimpan, teknologi penyimpanan yang tepat dan lain-lain. Sebagai penutup,
sudah saatnya perusahaan kecil beralih dalam pengelolaan informasi yang
dimiliki dengan menggunakan aplikasi DBMS, tidak lagi hanya menggunakan
Spreadsheet saja. Kemudahan dalam pencarian informasi akan membantu perusahaan
kecil dalam memantau kegiatan operasional dan mempermudah dalam pengambilan
keputusan.
Database bagi perusahaan memiliki peran sangat signifikan,
baik itu untuk pengambilan keputusan dengan bantuan DSS (Decision Support
System) yang sudah terbangun, untuk memberikan Value Added bagicustomer dengan
kemampuannya memberikan informasi yang akurat tepat dan uptodate, dan lain
sebagainya.
Dalam hal efisiensi, perusahaan dapat dengan mudah
menggunakan Database untuk mengelola informasi, menyimpan record transaksi,
melacak data customer, memanipulasi data (input, update, delete), sehingga bisa
menghemat banyak waktu yang berharga yang dapat digunakan untuk meningkatkan
produksi perusahaan. Bayangkan saja berapa banyak waktu yang diperlukan jika
melakukan itu semua secara manual?
Dengan Database memungkinkan juga bagi perusahaan untuk
menyimpan data customer seperti nomor telepon, dan alamat email, yang dapat
digunakan untuk memasarkan produk/menawarkan diskon dan penawaran khusus secara
langsung. Dapat juga untuk membantu menjalankan CRM (Customer Relationship
Management), bila perusahaan mengirim pesan Ulang Tahun kepada customer pasti
mereka akan merasa penting dan dihargai. Perusahaan dapat mengetahui informasi
tersebut dengan mencari data customer yang telah tersimpan di dalam Database.
Basis data (bahasa Inggris: database), atau sering pula
dieja basisdata, adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer
secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer
untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang
digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem
manajemen basis data (database management system, DBMS). Sistem basis data
dipelajari dalam ilmu informasi.
Basis data adalah suatu gabungan file yang saling
berhubungan dan dikordinasi secara terpusat. Pendekatan database memberlakukan
data sebagai sumber daya organisasi yang seharusnya dipergunakan serta dikelola
oleh seluruh bagian dari organisasi tersebut, bukan hanya suatu departemen atau
fungsi tertentu saja. Fokusnya adalah intregasi data dan pembagian data dengan
seluruh pemakai yang berhak memakainya.
Penggunaan teknologi database didunia bisnis bermanfaat
menghemat waktu dan biaya karena dengan database yang terkomputerisasi kita
bisa banyak menyimpan informasi seperti mencetak, memuat, menampilkan data yang
akurat, memudahkan pengaksesan data, mengisolasi data untuk di standarisasikan,
mengurangi redundasi data dan inkonsistensi. Dan yang menjadi faktor
pertimbangan bagi para pelaku bisnis dalam skala besar adalah apabila desain
yang dibangun tidak cermat dapat menyebabkan hilangnya data yang di butuhkan,
data yang tidak konsisten, proses update yang lambat dan lain-lain.
Yuhefizar,
2003, Dbase Management Meng. Ms Access 2003, penerbit: Elex Media Komputindo.
David M.
Kroenke, 2005, Database Processing : Dasar-dasar, Desain Dan Implementasi,
penerbit: Erlangga, jakarta.
Yuniar
Supardi, 2003, Semua Bisa Menjadi: Programmer Java Basic Programming,
Penerbit:Elex Media Komputindo,
Harianto
Kristanto, 2004, Konsep Dan Perancangan Database: Buku Pegangan Kuliah,
penerbit: Andi, Yogyakarta.
No comments:
Post a Comment